Gestire efficacemente le riunioni

La riunione è uno degli strumenti di comunicazione interna maggiormente utilizzati in tutti gli ambienti e i contesti di lavoro, ma spesso viene utilizzata in maniera errata e risulta poco produttiva.
Le riunioni possono avere scopi differenti:
– possono essere realizzate per informare o comunicare qualcosa;
– per condividere decisioni prese;
– per discutere un argomento al fine di arrivare ad una scelta comune.

Per rendere efficace una riunione è importante tenere presente le sue diverse fasi e organizzare al meglio e in modo puntuale ognuna di esse.
In funzione dell’obiettivo, si possono distinguere riunioni:
• informative: informare, esporre, proporre, dimostrare, discutere, conoscere,
• decisionali: decidere un’azione, risolvere un problema,
• operative: operare, svolgere una funzione, eseguire un compito.
Una riunione è l’unirsi in gruppo di più persone allo scopo di scambiarsi informazioni o idee, risolvere problemi, assumere decisioni o accordarsi su azioni da intraprendere.
Un eccessivo utilizzo delle riunioni rappresenta uno dei fattori di minor efficacia ed efficienza manageriale maggiormente diffusi tra le aziende.
Organizzare riunioni è una necessità sempre più evidente nella misura in cui aumenta il numero di riunioni durante l’attività lavorativa. Il problema è spostato sull’efficacia della riunione stessa, al fine di evitare di gettare via tempo prezioso ed avere la frustrazione che si è concluso invero ben poco.
Si può coordinare un gruppo almeno in due modi: limitandosi ad indire le varie riunioni e a “dirigerle” in maniera accademica, oppure tenendo presenti una serie di accorgimenti di pianificazione e di organizzazione sia per il momento antecedente l’incontro sia per quando la riunione è in atto.
Non è difficile intuire che la seconda ipotesi sia da ritenersi più funzionale per il gruppo e gratificante per il coordinatore. Quando il coordinatore si appresta ad organizzare una riunione è necessario che si prefigga come primo obiettivo la massima produttività ed efficacia della riunione stessa.

Docenti:

Dott. Franco Ceccarello o Dott.ssa Sabrina Maini

Articolo di:
Dott.ssa Sabrina Maini