La Selezione è una cosa seria e deve essere svolta da professionisti.

Si metterà in evidenza come si sviluppa il processo di Selezione nella sua interezza, mostrando perché l'Azienda deve rivolgersi ai Consulenti per poter ricercare, scegliere ed inserire il Candidato giusto per quella determinata posizione. Solo il Consulente è in grado di rispettare le necessità prioritarie del rapporto Azienda-Candidato, in quanto essendo un esterno ed avendo il distacco sufficiente, può compiere una valutazione più oggettiva e serena dei bisogni dell'Azienda e delle opportunità offerte dal mercato. La Selezione verrà presentata come un processo in tutte le sue fasi: dalla fase di analisi preliminare del contesto aziendale e dalla definizione del profilo personale e professionale del Candidato, alla fase di Ricerca, alla fase di Selezione vera e propria, alla fase infine di scelta ed inserimento in Azienda del Candidato (ved. figura seguente). Fondamentale è considerarle fasi di un processo globale e considerare la relazione tra le fasi stesse.

L'approccio seguito è quello Sistemico, secondo il quale il punto focale di tutto il processo è la relazione Individuo-Azienda; per cui, anche se per comodità di esposizione si descriverà fase per fase, si metterà sempre in evidenza la relazione tra i due attori del processo.

Si descriveranno inoltre gli strumenti e le metodologie utilizzate.

FASE A: L'ANALISI PRELIMINARE DEL CONTESTO AZIENDALE

Quando si parla di Analisi del contesto aziendale ai fini della Selezione, generalmente ci si sofferma sogli aspetti strutturali ed organizzativi (mansioni, organigramma, ...), che sono sicuramente importanti, ma assolutamente non esaustivi della realtà aziendale.

Gli elementi che sovente si trascurano e che sono invece, per il successo della Selezione, i più rilevanti sono il Clima e la Cultura aziendale.

Schein ha definito la Cultura aziendale come "l'insieme coerente di assunti di base che un certo gruppo ha inventato, scoperto, o sviluppato imparando ad affrontare i propri problemi di adattamento esterno ed integrazione interna e che hanno funzionato abbastanza bene da poter essere considerati validi e perciò tali da essere insegnati ai nuovi membri come il modo corretto di pensare, percepire, sentire in relazione a tali problemi".

Occorre capire quindi, prima di iniziare il processo, quale è la visione delle cose, quale è la prospettiva da cui l'Azienda osserva i problemi e gli eventi e come questa influenzi il lavoro e le relazioni interne.

Gli approcci culturali che si metteranno in evidenza sono in particolare, secondo espressioni coniate da Bellotto e Trentini, l'approccio tecnocratico-paterno e quello familistico-materno. È importante infatti capire se si tratta di un'Azienda in cui prevale una cultura di tipo tecnocratico-paterno: incentrata sulla professionalità, sul rispetto e sull'accentuazione delle differenze, con un sistema premiante legato agli obiettivi raggiunti ed in cui il contratto psicologico si basa sullo scambio risultati - retribuzione; oppure di una cultura familistico-materna incentrata sull'importanza delle relazioni interpersonali e sull'attenzione ai bisogni del singolo, in cui i valori personali vengono prima dei vincoli professionali ed in cui il contratto psicologico si basa sullo scambio fedeltà - protezione.

Strettamente collegato alla Cultura è il Clima aziendale, che recepisce e riflette a sua volta elementi della Cultura stessa. La Cultura ed il Clima aziendale sono in realtà l'essenza dell'Azienda ed è per questo motivo che nella fase preliminare di Analisi, al fine di avere un quadro della vita dell'organizzazione, è importante valutare anche quale sia il Clima dell'Azienda, ed in particolare come dai dipendenti viene vissuto il lavoro, i rapporti con la gerarchia e con i colleghi e come vengono vissuti i processi, per esempio, di comunicazione e di decisione.

Tenere conto di questi elementi, nel corso della Selezione, significa capire, a parità di posizione, cosa l'Azienda vuole.

La posizione infatti rappresenta solo un'etichetta, dietro la quale si nasconde un mondo sommerso che spesso l'Azienda non riesce a rivelare alla Società di Ricerca e Selezione del Personale, da un lato per non scoprire i problemi di organizzazione, di stile gestionale, di rapporti interni e, dall'altro, perché dà per scontata una serie di elementi, che ha interiorizzato come il modo corretto di fare le cose, perdendo il distacco sufficiente per vederli come uno dei modi possibili.

Nel caso della Selezione di una figura professionale, ad esempio di un Product Manager, occorre capire se l'Azienda si aspetta dal Candidato, per lanciare un prodotto, propensione al rischio e capacità di prendere decisioni, anche in condizioni non ottimali (dati non completi, poco tempo a disposizione, ...), oppure un'attenta capacità di analisi e di pianificazione della azioni. Si tratta sempre di un Product Manager, ma il Candidato ideale per la prima Azienda non è lo stesso della seconda Azienda.

È quindi il contesto aziendale a determinare il corso delle scelte, e talvolta, per esempio, la necessità di una buona integrazione del nuovo dipendente prevale sulla richiesta di conoscenze professionali specifiche. In una recente Selezione di una figura impiegatizia, la scelta finale dell'Azienda è ricaduta su una Candidata che, pur non avendo maturato un'esperienza professionale rilevante, presentava caratteristiche personali che le avrebbero permesso di inserirsi in un ambiente potenzialmente conflittuale quale era quello dell'Azienda cliente.

Capire che la posizione è solo la porta di ingresso di una realtà ci consente, tra l'altro, di evitare alcuni errori, tra cui per esempio di partire da preconcetti secondo cui alcune figure professionali, debbano essere caratterizzate da determinati tratti di personalità. Ad esempio, generalmente si pensa che il Direttore Commerciale debba essere una persona propositiva, dinamica, decisionista, ma non si può partire da questo assunto, perché in Aziende, in cui esiste un Titolare accentratore, che non lascia spazio per agire in autonomia, si commetterebbe un errore nella Selezione che andrebbe a scapito sia dell'Azienda che del Candidato.

È fondamentale quindi per ogni Selezione calarsi nel contesto ed essere mentalmente sgombri da schemi organizzativi standard.

Gli strumenti sono i mezzi tramite i quali è possibile valutare concetti ed eventi.

Riteniamo fondamentale, in questa fase come nelle successive, utilizzare strumenti complementari tra loro al fine di cogliere le diverse sfaccettature dei problemi.

La necessità di integrare strumenti diversi deriva, innanzitutto, dal fatto che ogni strumento riflette i modelli teorici ed i valori di chi li ha costruiti, per cui valuta i fatti sempre da un'ottica epistemica; in secondo luogo, misura solo determinati aspetti della realtà.

Alcuni strumenti che si possono utilizzare in questa fase sono:

1: ANALISI DEL CLIMA - tale strumento si utilizza in fase di Selezione per avere "il polso della situazione" e capire l'ambiente con cui ci stiamo relazionando. Infatti sapere come i dipendenti vivono l'Azienda e cosa intendono per lavoro fornisce elementi importanti per procedere nella Selezione. Come descritto approfonditamente in un nostro articolo precedente ("Il Clima aziendale e la Qualità Totale", De Qualitate, Dicembre 1996), tale strumento si avvale di un Questionario che viene somministrato, in forma anonima, al Personale. Il Personale viene suddiviso nei settori di appartenenza aziendale e questo permette di capire le problematiche ed i punti di forza in generale di tutta l'Azienda ed in particolare del settore nel quale il Candidato si andrà ad inserire. Tale strumento utilizzato in fase di Selezione consente di raccogliere elementi che altrimenti difficilmente emergerebbero e che indirizzano il resto del processo.

2: INCONTRO CON IL DIRETTORE DEL PERSONALE - L'incontro con il Direttore del Personale rappresenta un momento importante in questa fase preliminare, perché consente di fare una macroanalisi del contesto aziendale. In secondo luogo, permette di avere un feedback sui risultati dell'Analisi del Clima e di capire quali sono i valori dichiarati e gli assunti impliciti che governano l'Azienda. Il confronto con il Direttore del Personale su tali risultati costituisce, di per sé stesso, un momento importante di diagnosi della Cultura e del Clima aziendale e di quella che ne è la sua persona]e interpretazione.

3: OSSERVAZIONE - Un'altra tecnica per raccogliere elementi sul contesto aziendale è l'Osservazione, riferendoci alla quale intendiamo un vero e proprio metodo di lavoro. Nella sua estensione, consiste nell'osservazione, da parte del Consulente, delle persone mentre lavorano. Si ritiene comunque fondamentale, anche se non è possibile applicare questa tecnica per esteso, cercare di raccogliere, tramite l'osservazione, quegli indizi che sono rivelatori di un modo di essere e di agire in quell'Azienda. Infatti già entrare in Azienda significa vedere quale è la rilevanza che viene data all'immagine aziendale, al prodotto, al nome. Ad esempio, c'è l'insegna dell'Azienda? È imperiosa? Leggera? Appena visibile? Quale è l'immagine che si voleva dare con tale simbolo: solida? Dinamica? Futuristica? Di tradizione? Inoltre quali sono i simboli aziendali presenti? Alcune aziende tengono in evidenza attestati (ad esempio: titoli di studio, Certificazioni), altre danno maggior rilievo al prodotto, altre ancora espongono trofei o riconoscimenti ricevuti dai dipendenti. Ancora: è un'Azienda che guarda alla forma (nel modo di porsi all'interlocutore, nell'abbigliamento, nel]'arredamento, ...) o alla sostanza?

Tante cose si capiscono e si respirano anche solo entrando in Azienda e la scelta del Candidato dovrà tener conto anche di questi elementi.

La definizione del Profilo del Candidato è necessaria e viene svolta per approfondire le caratteristiche professionali (esperienza, competenze tecniche e/o gestionali, strumenti e metodologie conosciuti ed utilizzati, ecc..) e le caratteristiche personali, fra le quali vanno delineate in particolare quelle che sono il linea con:

• la posizione da ricoprire. Ad esempio: la posizione di Responsabile della Programmazione della Produzione ha di per sé alcune caratteristiche di base che lo differenziano da altre figure; l'attitudine alla precisione, l'attitudine numerica, la necessità dell'individuo di avere il pieno controllo della situazione sono alcuni elementi fondamentali che non caratterizzano altri ruoli nella stessa misura;
• il Clima e la Cultura dell'Azienda. I dati emersi dall'Analisi precedente vanno coniugati con il profilo personale, per esempio, dobbiamo cercare una persona fortemente orientata al risultato ed individualista (la filosofia aziendale è "chi non impara a nuotare affonda"?), o i cui valori sono quelli di lavorare in gruppo e di integrarsi nell'ambiente (l'Azienda è una grande famiglia)?

L'incontro con il Direttore del Personale rappresenta un momento durante il quale verranno definite:

• le caratteristiche professionali, per avere una panoramica generale di quella che sarà la mansione, l'organizzazione del lavoro e gli strumenti operativi;
• le caratteristiche personali, per comprendere, da un lato, il tipo di ambiente relazionale in cui si andrà ad inserire il Candidato (collaboratori, capo diretto, ...), e dall'altro le caratteristiche necessarie per quella posizione e quell'ambiente (il grado di responsabilità ed autonomia, la flessibilità, la capacità di pianificare, l'orientamento al futuro, l'orientamento al sé/gruppo, le capacità relazionali, ecc..).

È opportuno fare un incontro con il Capo diretto, per avere la conferma o meno di quanto è emerso. Il fine è approfondire le informazioni raccolte, acquisire ulteriori elementi e verificare le discrepanze, sia riguardo al contesto aziendale che alla posizione.

Quello che è importante, in questa fase, è capire come egli, che sarà il capo diretto del neoinserito, interpreta il ruolo del Candidato: lo considera un collaboratore o un esecutore? Si aspetta che porti delle idee nuove o vuole che rispetti quelle esistenti? Lo aiuterà ad inserirsi o pensa che andrà bene solo se sopravviverà al primo impatto?

Infine bisogna chiedersi se le risposte ricevute coincidono con le indicazioni avute dal Direttore del Personale e se non coincidono occorre un chiarimento su quelli che sono gli intenti aziendali e personali.

A questo punto si ha un quadro chiaro del contesto aziendale e del profilo del Candidato, sia in termini personali che professionali.

La fase di Ricerca si concretizza nella scelta delle metodologie di contatto dei Candidati. ale fase presuppone che ci sia innanzitutto una definizione dei criteri per reperire i Candidati, riguardanti il settore merceologico di provenienza, la tipologia aziendale, la struttura organizzativa, ecc..

In base a questi si valuterà come è più opportuno procedere, si può trattare di vagliare la banca dati della, società, di fare un'inserzione su quotidiani, riviste, ecc. o attivare altre fonti, quali contatti personali o mailing. Le scelte che si compiono in questa fase si ripercuotono sul resto dell'intervento perché determinano la rosa dei Candidati che procederanno nella Selezione.

È il momento cruciale del processo e consiste nel mettere insieme tutti gli elementi del mosaico: gli aspetti relativi al contesto aziendale, le caratteristiche personali e professionali dei Candidati.

Generalmente lo strumento utilizzato è l'intervista/colloquio. Riteniamo necessario affiancare a questo strumenti complementari che consentano di avere un quadro completo e approfondito delle Candidature.

Per quanto attiene a queste caratteristiche è sicuramente più semplice rilevarle rispetto a quelle personali. Gli strumenti più comunemente utilizzati sono:

1: FORMULARIO - Si tratta di una scheda che il Candidato compila prima del Colloquio. Al Candidato si chiede di riportarvi i dati personali ed il curriculum professionale, evidenziando quegli aspetti nei quali è più competente e quelli nei quali è necessario un forte approfondimento. Il Candidato deve anche esporre i motivi per i quali sta valutando il cambiamento dell'Azienda. La firma autografa posta al termine del formulario, da parte del Candidato, rappresenta un'autocertificazione di quanto ha scritto.

2: INTERVISTA - L'intervista è uno strumento per raccogliere informazioni. Le domande sono strutturate e precise e mirano ad ottenere dati specifici (date, informazioni, ..). L'intervista rappresenta il momento della ricostruzione del curriculum del Candidato e si esplica in un'analisi delle competenze tecniche, delle esperienze e della conoscenza di strumenti e metodologie specifiche.

3: SIMULAZIONI - Si tratta di vere e proprie verifiche della conoscenza di tecniche, lingue, strumenti informatici, ecc. Questa valutazione sicuramente costituisce una prova delle effettive conoscenze della persona, però, da un lato, non si può applicare con la stessa facilità a tutte le professioni, dall'altro è indicata per verificare specifiche capacità e quando nel profilo prevalgono competenze tecniche rispetto a quelle gestionali; inoltre la simulazione non dà indicazioni su quello che è il potenziale di apprendimento della persona, ma fornisce solo un quadro delle attuali conoscenze. Oltre agli aspetti operativi occorre, d'altro canto, considerare che più si sale nel livello gerarchico e più diviene difficile e/o delicato fare una valutazione di questo tipo.

Per quanto attiene a queste caratteristiche alcuni strumenti che si possono utilizzare sono:

1. COLLOQUIO - Il Colloquio si differenzia dall'intervista in quanto il focus è sulla relazione che si instaura con il Candidato. In questo caso le domande non sono strutturate e nascono nel naturale corso dell'incontro. È il momento in cui si cerca di capire la persona, a prescindere dalle sue competenze tecniche, si coglie quale è il suo modo di pensare, quali sono le sue opinioni su determinati temi, quale è il suo atteggiamento verso il lavoro, quale è il suo modo di affrontare i problemi, la motivazione al cambiamento e si valuta insieme come potrebbe essere l'inserimento in quella realtà. Colloquio ed intervista sono due strumenti che non hanno confini definiti, e nel corso della Selezione, poiché sono metodiche che si integrano a vicenda, un abile professionista passa da una modalità all'altra: infatti non può prescindere da determinate domande - l'intervista -, ma non può limitarsi a raccogliere informazioni, deve creare una relazione - il Colloquio - per capire che tipo di persona ha davanti. In realtà molti si limitano nella Selezione a raccogliere dati e a trarre conclusioni solo da questi: selezionatori non esperti rimangono condizionati da alcune informazioni che creano un effetto alone che influenza il giudizio globale della persona; per esempio, se il Candidato ha fatto un'esperienza in un'Azienda che è reputata una buona scuola di Marketing, selezionatori non esperti potrebbero concludere che il Candidato ne è un valido conoscitore. Tale conclusione è in realtà affrettata e la sua validità va verificata tramite l'intervista, raccogliendo dati relativi alla persona, e non solo all'Azienda ove ha lavorato, e tramite il Colloquio, costruendo una relazione con il Candidato.

2: TEST - Nell'ambito delle numerose tecniche conoscitive i test si caratterizzano come vero e proprio strumento di misura. L'obiettivo è di verificare e quantificare determinate caratteristiche attitudinali o di personalità, confrontarle con quelle di un campione statistico di riferimento avente caratteristiche di età, sesso e posizione professionale simili a quelle del Candidato e di correlare i risultati con il profilo professionale della posizione che il soggetto deve ricoprire. I vantaggi nell'utilizzo dei test sono numerosi. Innanzitutto i test sono uno strumento di misura oggettiva e replicabile ed eliminano i problemi di una conoscenza intuitiva da parte de] Selezionatore; in secondo luogo, rappresentano una "situazione stimolo" uguale per tutti i soggetti: è una situazione infatti standardizzata sia nella somministrazione (materiale, istruzioni, condizioni ambientali) che nella correzione che avviene sempre secondo gli stessi criteri. Infine i test presentano un ottimo rapporto tra i risultati e i costi sostenuti, sia in termini di tempo che di denaro.

3: ROLEPLAYING - Con questo strumento si intende rilevare come la persona si comporta nel ruolo che le viene assegnato. Si tratta quindi di una simulazione che mette in rilievo le caratteristiche personali ed in particolare come la persona riesce a gestire la relazione nelle nuove vesti. Appare inoltre quale è il suo grado di flessibilità, la sua disponibilità a mettersi in gioco e come gestisce l'ansia. La realizzazione di un roleplaying richiede, a monte, un'attenta preparazione del caso e della metodologia di attuazione. Operativamente, durante il colloquio individuale o di gruppo, il responsabile della selezione chiede al soggetto di interpretare un ruolo, all'interno di una cornice data (il caso, i vincoli e le prescrizioni del roleplaying, i ruoli degli altri partecipanti - nel caso ce ne siano), chiarisce la metodologia ed i tempi, e procede con un minimo di warming up per accompagnare la persona al ruolo.

4: COLLOQUIO DI GRUPPO - L'obiettivo che ci si pone con il Colloquio di gruppo è osservare alcune dimensioni di personalità dei Candidati relative, in particolare, alle modalità di comunicazione e di interazione personale. Si tratta di verificare come le persone si relazionano, quali sono le dinamiche di leadership, la collaborazione o la competizione che si instaurano, la capacità di coordinare e di organizzare il lavoro del gruppo, l'iniziativa e le metodologie di analisi e risoluzione dei problemi, le modalità di presa di decisione,... Operativamente, il responsabile delle Selezioni fornisce al gruppo un problema da risolvere o un tema da sviluppare in un tempo definito ed osserva, durante la discussione, elementi di contenuto (cosa viene detto) e di processo (ciò che sta accadendo all'interno del gruppo).

È evidente che è l'Azienda a scegliere tra i Candidati presentati, ma il Consulente deve aiutare l'Azienda in questa scelta e deve suggerire cosa fare per agevolare l'inserimento del Candidalo. Successivamente si terrà in contatto per avere un feedback e per fornire, se necessario, altre indicazioni.

Da come è stato descritto il processo di Selezione, in tutte le sue fasi, qualcuno potrebbe chiedersi se si tratta di un'utopia.

Non è un'utopia, ma una realtà positiva.

Affidare il processo di Selezione a Consulenti professionisti che affrontano la Selezione in modo sistematico ed approfondito costituisce un investimento per l'Azienda.

Ci si è mai chiesti, infatti, quali sono i costi relativi all'errato inserimento di una persona?

Occorre considerare il tempo che si dedica alla sua preparazione, il fatto che, nel primo periodo, la persona non è produttiva e che deve essere affiancata da altri che, quindi, sottraggono tempo ed energia allo svolgimento del proprio lavoro.

Inoltre va considerato il fatto che ogni nuovo inserimento turba l'ambiente ed il clima aziendale e quindi va calibrato ed avviato se a monte c'è stato un corretto processo di Selezione. Ancora: scelte errate creano un turnover che può essere foriero di dispersione del patrimonio di conoscenze aziendali.

L'intervento del professionista porta sicuramente a diminuire le probabilità e, quindi, i costi relativi ad una scelta errata. Un processo di Selezione svolto da professionisti permette di ridurre i costi relativi alla formazione, che vengono concentrati su soggetti effettivamente validi ed in grado di inserirsi rapidamente e riduce inoltre i costi generali relativi al turn over.

Si può ora concludere che la Selezione è un vero e proprio servizio di Consulenza all'Azienda e che richiede competenze specifiche. Per questi motivi è necessario affidarsi a professionisti seri che siano in grado di realizzarla secondo i passi delineati e nel rispetto della deontologia professionale nei confronti sia dei Candidati che delle Aziende clienti.

Autore: Dr.ssa Sabina Tarozzi - Consulente CUBO s.r.l.